Hybride Workshops und Meetings moderieren
Vor Ort und Remote wirksam zusammenarbeiten
Eingeschränkte Reisemöglichkeiten erfordern neue Lösungen
Wenn Geschäftsreisen und Veranstaltungen mit vielen Menschen nur eingeschränkt möglich sind, braucht es neue Möglichkeiten der Workshop- und Meetingmoderation. Denn Eines ist klar: Auf die Kommunikation und Interaktion in der Zusammenarbeit zu verzichten ist keine Option. Neue Lösungen müssen her!
In der Zeit des Shut Downs ist die Bereitschaft und Kompetenz, virtuelle Meetings durchzuführen in den Unternehmen immens gewachsen.
Persönlich und virtuell zusammenwirken
Bereits im Jahr 2018 veröffentlichte Barco eine Studie, wie man die Zeit in Meetings effizienter nutzen kann. Zu diesem Zweck wurden weltweit 1.500 Führungskräfte und Büroangestellte befragt und die Ergebnisse zu „The future of meetings“ untersucht.
Die Mehrheit der deutschen Mitarbeiter bevorzugt kurze Meetings (74%). Eine ähnlich große Mehrheit bevorzugt Meetings mit einer kleineren Teilnehmerzahl (73%). Entscheidend für den Erfolg ist der Einsatz von Technik, denn sie schafft die Vorrausetzung für effiziente Meetings. 76% aller Befragten bevorzugen Meetings, die Technologien sinnvoll integrieren.
Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass deutsche Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, mittlerweile 54% der Meetings mit virtuell zugeschalteten Mitarbeitern durchführen. Dabei werden Videokonferenzlösungen immer wichtiger, insbesondere für Millennials und die Generation Z. 87% der Teilnehmer gaben an, dass Videokonferenzen optimale Voraussetzungen für virtuelle Meetings bieten.
Sehnsucht nach persönlicher Begegnung
In der Zeit nach dem Shut Down wurde die Sehnsucht nach persönlicher Begegnung wieder größer. Gerade der informelle Austausch in den Meetingpausen oder im Anschluss an ein Meeting kommen im virtuellen Raum oft zu kurz.
Damit werden Hybride Meetings zur Steigerung von "normalen" Videokonferenzen und mausern sich zur Königsdisziplin der virtuellen Zusammenarbeit.
Im Hybrid-Meeting verschmelzen die Vorteile beider Welten. Menschen begegnen sich vor Ort, weil sie vielleicht ohnehin am gleichen Standort arbeiten. Und parallel werden diejenigen Kollegen per Vidokonferenz zugeschaltet, für die eine persönliche Teilnahme nicht möglich oder sinnvoll ist. Die Form der Zusammenkunft kann dabei sehr variabel sein: Daily Meeting, wöchentliches jour fix, Halbjahreskonferenz, Management-Tagung, Vertriebsmeeting, Seminar oder Workshop - sie alle gewinnen durch die neuen, technischen Möglichkeiten.
Alle sind aktiv beteiligt
Waren bisher Beamer und Flipchart die Mittel der Wahl, so bricht mit hybrider Tagungstechnik im Konferenzraum eine neue, digitale Ära an. Digitale Boards erseten die klassischen Konferenz-Medien. Strukturiert und aufgeräumt erscheinen alle vorbereiteten Inhalte auf dem riesigen Bildschirm.
Die Teilnehmer beteiligen sich aktiv, indem sie per Smartphone, Tablet oder von ihrem Rechner aus, digitale Post it's, Bilder oder Videos schicken - unabhängig davon, ob sie sich im Tagungsraum befinden oder online zugeschaltet sind.
Jeder kann jeden sehen. Die zugeschalteten Teilnehmer erscheinen per Videokonferenz auf dem Board. Die Kamera macht das Geschehen im Konferenzraum auch für die remote teilnehmenden Kollegen aus der ganzen Welt sichtbar. Das sensible Mikrofon überträgt alle Gespräche im Seminarraum in brillanter Qualität. Eine stabile Leitung integriert Jeden unmittelbar ins Geschehen vor Ort.
Virtuelles Flipchart und Screensharing
Durch Teilen der Bildschirmansicht können auch die aus der Entfernung anwesenden Teilnehmer alles verfolgen, was auf dem Board geschieht. So auch das Zeichnen und Schreiben per Stift auf virtuellen Flipcharts. Auch klassische PowerPoint-Präsentationen können visuell geteilt werden. Mit wenigen Mouseclicks oder Berührungen des Touch-Screens werden Szenenfotos aus dem Tagungsraum oder Screenshots der Inhalte angefertigt. Im Handumdrehen entsteht damit die vollständige Meetingdokumentation.
Neue Technologie erfordert neues Lernen. Intuitive Bedienbarkeit erleichtert den Zugang zur neuen Technik. Wer es gelernt hat, virtuelle Meetings zu moderieren, kann auch den nächsten Schritt zu hybrider Meetingmoderation gehen.
25% Zeitersparnis in Meetings
Gerade jetzt braucht es häufig spontane Abstimmungen, um den Überblick zu bekommen, für zügige Entscheidungsfindungen und einen einfachen Zugriff auf Daten.
Durch hybride Online-Meetings können Meeting- und Reisezeiten eingespart werden. Für eine intuitive und effektive Art der Zusammenarbeit, die Freude macht und Lebendigkeit durch aktive Beteiligung aller Teilnehmer schafft. Alle sind mit Leichtigkeit und Konzentration dabei. Damit ensteht eine Besprechnungskultur, die von zwischenmenschlichem flow und wirtschaftlicher Effizienz geprägt ist.