Vor Ort und Remote wirksam zusammenarbeiten

 

 

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Eingeschränkte Reisemöglichkeiten erfordern neue Lösungen

Wenn Geschäftsreisen und Veranstaltungen mit vielen Menschen nur noch eingeschränkt möglich sind, braucht es neue Möglichkeiten der Workshop- und Meetingmoderation. Denn Eines ist klar: Auf die Kommunikation und Interaktion in der Zusammenarbeit zu verzichten ist keine Option. Neue Lösungen müssen her!

Eine solche Lösung hat weframe entwickelt. Das innovative Unternehmen liefert seit Herbst 2019 die gleichnamigen, digitalen Moderationswände aus. Der Release des eingebauten Online-Konferenz-Tools war für Mitte 2020 in Planung. Durch den Corona-Shut-Down schoss die Nachfrage nach hybrider Tagungstechnik jedoch aprubt in die Höhe. So krempelten die Entwickler die Ärmel hoch und bereits im Frühjahr 2020 konnten mit dem intuitiv bedienbaren Tool die ersten hybriden Meetings durchgeführt werden.

Persönlich und virtuell zusammenwirken

In der Zeit des Shut Downs ist die Bereitschaft und Kompetenz, virtuelle Meetings durchzuführen in den Unternehmen immens gewachsen.

Bereits im Jahr 2018 veröffentlichte Barco eine Studie, wie man die Zeit in Meetings effizienter nutzen kann. Zu diesem Zweck wurden weltweit 1.500 Führungskräfte und Büroangestellte befragt und die Ergebnisse zu „The future of meetings“ untersucht. 

Die Mehrheit der deutschen Mitarbeiter bevorzugt kurze Meetings (74%). Eine ähnlich große Mehrheit bevorzugt Meetings mit einer kleineren Teilnehmerzahl (73%). Entscheidend für den Erfolg ist der Einsatz von Technik, denn sie schafft die Vorrausetzung für effiziente Meetings. 76% aller Befragten bevorzugen Meetings, die Technologien sinnvoll integrieren. 

Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass deutsche Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, mittlerweile 54% der Meetings mit virtuell zugeschalteten Mitarbeitern durchführen. Dabei werden Videokonferenzlösungen immer wichtiger, insbesondere für Millennials und die Generation Z. 87% der Teilnehmer gaben an, dass Videokonferenzen optimale Voraussetzungen für virtuelle Meetings bieten. 

Sehnsucht nach persönlicher Begegnung

In der Zeit nach dem Shut Down wurde die Sehnsucht nach persönlicher Begegnung wieder größer. Gerade der informelle Austausch in den Meetingpausen oder im Anschluss an ein Meeting kommen im virtuellen Raum oft zu kurz. 

Damit werden Hybride Meetings zur Steigerung von "normalen" Videokonferenzen und mausern sich zur Königsdisziplin der virtuellen Zusammenarbeit.

Im Hybrid-Meeting verschmelzen die Vorteile beider Welten. Menschen begegnen sich vor Ort, weil sie vielleicht ohnehin am gleichen Standort arbeiten. Und parallel werden diejenigen Kollegen per Vidokonferenz zugeschaltet, für die eine persönliche Teilnahme nicht möglich oder sinnvoll ist. Die Form der Zusammenkunft kann dabei sehr variabel sein: Daily Meeting, wöchentliches jour fix, Halbjahreskonferenz, Management-Tagung, Seminar oder Workshop - sie alle gewinnen durch die neuen, technischen Möglichkeiten.

Alle sind aktiv beteiligt

Waren bisher Beamer und Flipchart die Mittel der Wahl, so bricht mit hybrider Tagungstechnik im Konferenzraum eine neue, digitale Ära an. Das weframe Board ersetzt die klassischen Konferenz-Medien. Strukturiert und aufgeräumt erscheinen alle vorbereiteten Inhalte auf dem riesigen Bildschirm.

Die Teilnehmer beteiligen sich aktiv, indem sie per Smartphone, Tablet oder von ihrem Rechner aus, digitale Post it's, Bilder oder Videos schicken - unabhängig davon, ob sie sich im Tagungsraum befinden oder online zugeschaltet sind.

Jeder kann jeden sehen. Die zugeschalteten Teilnehmer erscheinen per Videokonferenz auf dem Board. Die eingebaute Kamera macht das Geschehen im Konferenzraum auch für die remote teilnehmenden Kollegen aus der ganzen Welt sichtbar. Das hochsensible Mikrofon überträgt alle Gespräche im Seminarraum in brillanter Qualität. Eine stabile Leitung integriert Jeden unmittelbar ins Geschehen vor Ort. 

Virtuelles Flipchart und Screensharing

Durch Teilen der Bildschirmansicht können auch die aus der Entfernung anwesenden Teilnehmer alles verfolgen, was auf dem Board geschieht. So auch das Zeichnen und Schreiben per Stift auf virtuellen Flipcharts. Auch klassische PowerPoint-Präsentationen können visuell geteilt werden. Mit wenigen Berührungen des Touch-Screens werden Szenenfotos aus dem Tagungsraum oder Screenshots der Inhalte angefertigt. Im Handumdrehen entsteht damit die vollständige Meetingdokumentation. 

 

Neue Technologie erfordert neues Lernen. Die intuitive Bedienbarkeit erleichtert den Zugang zur neuen Technik. Wer es gelernt hat, virtuelle Meetings zu moderieren, kann auch den nächsten Schritt zu hybrider Meetingmoderation gehen.

Innovative Macher

Daniel Steinbichler, Mitgründer und CEO von weframe stand uns im DenkRaum Führung Rede und Antwort zur genialen Innvation, die gerade viel Furore macht. 

Bemerkenswert, dass das Unternehmen gerade in den herausfordernden Zeiten rund um Corona an seiner intensiven Partnerschaft mit Tagungshotels festhält.

Eines ist offensichtlich: Wenn Tagungsreisen und Zusammenkünfte für (internationale) Meetings zukünftig viel kritischer unter die Lupe genommen werden, sind diejenigen Tagungsanbieter und Unternehmen fein raus, die sich jetzt auf die Zukunft der Tagungstechnologie einstellen. Hybride Meetings sind groß im Kommen

25% Zeitersparnis in Meetings

Gerade jetzt, in dieser undurchsichtigen Zeit braucht es häufig spontane und geplante Abstimmungen, um den Überblick zu bekommen, für zügige Entscheidungsfindungen und einen einfachen Zugriff auf Daten. 

 

Durch die hybriden weframe Online-Meetings können rund 25% der Meetingdauer eingespart werden. Das ist eine intuitive und effektive Art der Zusammenarbeit, die Freude macht und Lebendigkeit durch aktive Beteiligung aller Teilnehmer schafft. Alle sind mit Leichtigkeit und Konzentration dabei. Damit ensteht eine Besprechnungskultur, die von zwischenmenschlichem flow und wirtschaftlicher Effizienz geprägt ist.